Meldeportal nach Hinweisgeberschutzgesetz – FAQ.

Mit der Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) hat der Gesetzgeber darauf reagiert, dass Hinweisgeber/Hinweisgeberinnen davor zurückschrecken, Hinweise auf Compliance-Verstöße zu melden, weil sie Angst vor Repressalien oder Benachteiligungen haben. Grundlage des Gesetzes ist die EU-Whistleblower-Richtlinie, die den Hinweisgeber/die Hinweisgeberin schützt.

Vor diesem Hintergrund stellt die providata GmbH mit der internen Meldestelle eine Möglichkeit zur Verfügung einen etwaigen Verstoß oder ein potenzielles Fehlverhalten, welche eine Person im Zusammenhang seiner Geschäftstätigkeit mit der providata GmbH erlebt, schnell, unkompliziert und vor allem auch anonym an die interne Meldestelle weiterzuleiten. Das eingesetzte Meldeportal ist das „infostra whistleOPS“ und wird von der infostra solutions GmbH zur Verfügung gestellt.

Wofür ist die interne Meldestelle zuständig?

Die interne Meldestelle ist für die Meldung eines breiten Spektrums diverser Rechtsverstöße gedacht, die genaue Auflistung findet sich unter § 2 Abs. 1 HinSchG. Insbesondere sind nachfolgende Hauptkategorien erfasst:

Strafrechtliche Verstöße
Bußgeldfähige Verstöße (z.B. bei Gefährdung von Arbeitnehmerrechten)
Verstöße gegen Bundes-, Landes- und EU-Rechtsvorschriften

Muss ich den internen Meldekanal verwenden?

Sie haben gemäß § 7 Abs. 1 HinSchG das Wahlrecht, entweder die interne oder aber eine externe Meldestelle zu nutzen, wobei der Weg über die interne Meldestelle bevorzugt, ergriffen werden sollte.

Wichtig! Die interne Meldestelle soll weder als Ersatz für eine Meldung an den Betriebsrat noch als generelles Strafverfolgungssystem dienen.

Wohin geht meine Meldung?

Ihre Meldung wird zunächst an unseren Kooperationspartner infostra solutions GmbH, als externe Meldestellenbeauftragte weitergeleitet und formal sachlich geprüft. Sollten intern Maßnahmen ergriffen werden müssen, werden Herr Martin Just als Syndikusrechtsanwalt und Herr Felix Kowalski-Wiesner als Leiter Qualitäts- und Prozessmanagement als interne Ansprechpartner die weitere Bearbeitung übernehmen.

Was passiert nach der Meldung?

Bei der anonymen Meldung erhalten Sie Zugangsdaten, die nur für Sie bestimmt sind. Diese müssen Sie sich merken. Die Kommunikation kann nur über diese Zugangsdaten erfolgen, wenn Sie den Stand Ihrer Meldung nachverfolgen möchten oder Sie in Kommunikation mit

dem externen Meldestellenbeauftragten treten möchten, z.B. um Dokumente auch im Nachgang noch zu senden.

Spätestens innerhalb von 7 Tagen nach Ihrer Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Diese müssen Sie selbst aktiv abrufen. Anschließend wird ihre Meldung geprüft und die notwendigen Folgemaßnahmen eingeleitet. Dabei kann die Meldestelle Untersuchungen anstoßen und betroffene Personen und Abteilungen kontaktieren. Die Meldestelle kann die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen und zuletzt das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben, entweder an eine entsprechende Organisationseinheit der providata GmbH für weitere interne Ermittlungen oder aber an eine zuständige Behörde. Innerhalb von 3 Monaten ab Beginn Ihrer Meldung werden Sie über das Ergebnis der Prüfung und die ergriffenen Folgemaßnahmen unterrichtet. Auch diese Information müssen sie selbst aktiv abrufen.

Verantwortungsvolle Nutzung.

Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind nach § 36 HinSchG verboten.

Dennoch ist die Nutzung eines Meldeportals mit der Erwartung verbunden, das Meldeportal nicht missbräuchlich, sondern verantwortungsbewusst zu nutzen.

Entstehen daher Schäden aufgrund einer vorsätzlichen oder grob fahrlässig falschen Meldung, ist die hinweisgebende Person zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet § 38 HinSchG.